Setelah menyelesaikan tahap pertama, yaitu Identifikasi dan Pemahaman Proses Bisnis, langkah berikutnya dalam perjalanan menuju otomatisasi adalah Pemodelan Proses Bisnis. Pada tahap ini, organisasi mulai menggambarkan proses bisnis yang telah diidentifikasi dalam bentuk visual dengan menggunakan Business Process Model and Notation (BPMN). Pemodelan ini bertujuan untuk memetakan alur proses secara jelas dan detail, sehingga dapat menjadi panduan bagi implementasi otomatisasi yang lebih tepat dan efisien.

Artikel ini akan membahas secara komprehensif bagaimana industri dapat menerapkan tahap kedua ini, sehingga proses bisnis yang telah dipetakan dapat diotomatisasi dengan efektif.

1. Mengapa Pemodelan Proses Bisnis Penting?

Pemodelan proses bisnis menggunakan BPMN memiliki peran kunci dalam otomatisasi. BPMN menyediakan notasi standar yang mudah dipahami oleh semua pemangku kepentingan, baik dari tim teknis maupun non-teknis. Dengan memetakan proses secara visual, organisasi dapat:

• Melihat seluruh proses secara lebih terstruktur.
• Mengidentifikasi hubungan antara aktivitas dan sistem.
• Memastikan bahwa setiap tahap proses terdefinisi dengan baik.
• Mengkomunikasikan alur proses dengan lebih efektif di seluruh departemen.

Pemodelan ini memungkinkan organisasi untuk membuat blueprint yang jelas, yang menjadi dasar bagi tim IT dalam mengembangkan sistem otomatisasi yang tepat.

2. Langkah-Langkah Pemodelan Proses Bisnis Menggunakan BPMN

Untuk memodelkan proses bisnis menggunakan BPMN, ada beberapa langkah yang perlu diikuti secara sistematis:

a. Mempersiapkan Tools dan Software

Sebelum mulai membuat model BPMN, organisasi harus menyiapkan alat yang tepat. Beberapa alat pemodelan BPMN yang populer adalah:

• Bizagi: Alat berbasis cloud yang memungkinkan pengguna memodelkan dan menjalankan proses bisnis.
• Camunda: Platform yang menyediakan dukungan penuh untuk pemodelan dan otomatisasi proses bisnis dengan BPMN.
• Lucidchart atau Microsoft Visio: Alat pemodelan visual yang mendukung BPMN dan mudah digunakan. Pilihlah alat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, terutama yang mendukung kolaborasi antar tim dan integrasi dengan platform lainnya.

b. Menggunakan Elemen-Elemen Dasar BPMN

BPMN menggunakan berbagai elemen grafis untuk menggambarkan proses bisnis. Elemen-elemen ini penting untuk dipahami dan diterapkan dengan benar:

• Events: Menandai awal, akhir, atau kejadian penting dalam alur proses. Contoh: permulaan proses pengadaan bahan baku.
  • Start Event: Titik awal dari suatu proses.
  • End Event: Menandakan bahwa proses telah selesai.
• Activities: Menggambarkan tindakan atau tugas yang dilakukan. Contoh: pengecekan kualitas bahan baku.
  • Task: Tugas sederhana yang dilakukan oleh seorang aktor.
  • Sub-Process: Proses yang lebih kompleks yang terdiri dari beberapa tugas.
• Gateways: Mengindikasikan pengambilan keputusan atau percabangan dalam proses. Contoh: memilih apakah produk memerlukan pengecekan tambahan.
  • Exclusive Gateway: Pilihan biner (ya/tidak).
  • Parallel Gateway: Memungkinkan proses berjalan bersamaan di beberapa jalur.
• Sequence Flows: Menunjukkan urutan dari alur kegiatan. Ini penting untuk menggambarkan bagaimana langkah-langkah dilakukan dalam proses.
• Swimlanes (Pools dan Lanes): Memisahkan tugas berdasarkan aktor atau departemen yang terlibat dalam proses. Contoh: pool untuk tim produksi dan pool lain untuk tim logistik. Dengan memahami dan menggunakan elemen-elemen ini secara benar, model BPMN dapat dengan mudah diinterpretasikan oleh semua pemangku kepentingan.

c. Membangun Alur Kerja (Workflow) Proses Bisnis

Setelah elemen dasar dipahami, organisasi dapat mulai membangun alur kerja dengan memetakan setiap langkah dalam proses. Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan saat memodelkan alur kerja:

• Apa yang memicu proses (start event)?
• Tugas apa saja yang harus dilakukan (activities)?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas (swimlanes)?
• Di mana keputusan perlu dibuat (gateways)?
• Kapan proses selesai (end event)? Misalnya, dalam industri manufaktur, proses produksi mungkin dimulai ketika bahan baku tersedia (start event), dilanjutkan dengan berbagai tugas seperti pencampuran bahan dan pengecekan kualitas (activities), dan diakhiri dengan produk siap dikirim ke gudang (end event). Jika ada pengecekan kualitas yang gagal, exclusive gateway bisa diarahkan untuk mengulangi tahap produksi. Dengan alur kerja yang lengkap, proses bisnis menjadi lebih transparan dan mudah dipahami oleh semua orang.

d. Mengidentifikasi Integrasi Sistem

Salah satu aspek penting dari pemodelan proses bisnis adalah mengidentifikasi bagaimana sistem TI yang ada dapat diintegrasikan dengan alur proses yang diotomatisasi. Apakah organisasi menggunakan ERP, CRM, atau sistem lain yang mendukung alur kerja?

Contohnya, jika organisasi menggunakan sistem Enterprise Resource Planning (ERP), tugas-tugas tertentu seperti penyimpanan data pelanggan atau pembelian bahan baku dapat diotomatisasi dengan mengintegrasikan proses BPMN ke dalam sistem ERP.

Ini membantu memastikan bahwa model BPMN tidak hanya menggambarkan alur proses, tetapi juga mendukung integrasi dengan infrastruktur teknologi yang sudah ada.

e. Review dan Validasi Model BPMN

Setelah model BPMN selesai dibuat, penting untuk melakukan review dan validasi. Libatkan seluruh pemangku kepentingan, termasuk tim operasional, manajemen, dan TI, untuk memastikan bahwa model mencerminkan proses bisnis secara akurat.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat melakukan review:

• Apakah semua aktivitas, keputusan, dan aliran proses tercatat dengan baik?
• Apakah ada langkah-langkah yang kurang atau tidak diperlukan?
• Apakah model sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis dan aturan perusahaan? Validasi ini penting untuk memastikan bahwa tidak ada elemen penting yang terlewat dan bahwa alur proses sudah sesuai dengan kenyataan di lapangan.

3. Manfaat dari Pemodelan Proses Bisnis Menggunakan BPMN

Pemodelan proses bisnis menggunakan BPMN memberikan sejumlah manfaat besar bagi organisasi yang ingin melakukan otomatisasi, di antaranya:

• Visibilitas yang Lebih Baik: Dengan model visual, organisasi dapat melihat keseluruhan alur kerja, memastikan bahwa setiap langkah dipahami dan dioptimalkan.
• Standarisasi: BPMN menyediakan bahasa standar yang dapat digunakan oleh semua tim dalam organisasi, sehingga menghindari kesalahpahaman.
• Deteksi Inefisiensi: Pemodelan memudahkan identifikasi hambatan atau langkah yang tidak efisien, yang dapat diperbaiki sebelum proses diotomatisasi.
• Komunikasi yang Lebih Baik: Karena BPMN dapat dimengerti oleh semua pemangku kepentingan, model ini memfasilitasi komunikasi lintas departemen.
• Dukungan untuk Otomatisasi: Model BPMN menjadi dasar bagi pengembangan sistem otomatisasi, memandu pengembangan perangkat lunak atau implementasi sistem manajemen alur kerja.

4. Contoh Kasus: Pemodelan Proses di Industri Layanan Pelanggan

Sebuah perusahaan layanan pelanggan ingin mengotomatisasi proses penanganan keluhan pelanggan. Langkah pertama adalah memodelkan proses yang ada menggunakan BPMN:

• Start Event: Permintaan pelanggan diterima.
• Activities: Mencatat keluhan, memverifikasi data pelanggan, mengeskalasi masalah ke tim teknis, dan mengirimkan balasan.
• Exclusive Gateway: Apakah masalah teratasi atau perlu eskalasi lebih lanjut?
• End Event: Keluhan pelanggan diselesaikan. Dengan menggunakan BPMN, perusahaan dapat melihat seluruh alur kerja dan kemudian mengimplementasikan otomatisasi pada tahap tertentu, seperti otomatisasi tanggapan awal pelanggan menggunakan chatbot.

Kesimpulan

Tahap Pemodelan Proses Bisnis Menggunakan BPMN adalah langkah penting menuju otomatisasi yang sukses. Dengan memodelkan proses secara visual, organisasi dapat dengan mudah melihat alur kerja, mengidentifikasi inefisiensi, dan memastikan integrasi dengan sistem yang ada. BPMN menyediakan alat yang fleksibel dan mudah digunakan, yang memungkinkan organisasi mengkomunikasikan dan mengoptimalkan proses bisnis mereka sebelum melangkah ke tahap implementasi otomasi.