Proses Pengajuan Reimburse
Proses pengajuan reimburse yang dibahas dalam studi kasus ini memiliki alur sebagai berikut:
- Pengajuan Reimburse Dibuat oleh Tim
Proses diawali ketika karyawan dari tim terkait membuat permintaan reimburse. Hal ini bisa mencakup berbagai pengeluaran operasional yang telah disetujui sebelumnya, seperti biaya perjalanan, pembelian alat kerja, atau biaya lain yang diizinkan. - Review Reimburse oleh Tim Finance
Setelah pengajuan dibuat, tim finance akan melakukan review untuk memeriksa keabsahan dan kelengkapan dokumen pendukung yang diajukan. Pada tahap ini, tim finance berperan penting untuk memastikan bahwa semua pengeluaran yang diajukan sesuai dengan kebijakan perusahaan. - Keputusan Disetujui atau Ditolak
Setelah review dilakukan, tim finance akan membuat keputusan apakah reimburse tersebut disetujui atau ditolak:- Jika disetujui, proses akan dilanjutkan ke tahap berikutnya, yaitu transfer dana reimburse ke karyawan.
- Jika ditolak, maka sistem akan mengirimkan notifikasi kepada karyawan bahwa pengajuan tersebut tidak disetujui.
- Transfer Dana Reimburse
Jika permintaan reimburse disetujui, tim finance akan melakukan transfer dana sebagai bentuk penggantian biaya kepada karyawan yang bersangkutan. Pada tahap ini, karyawan juga akan mendapatkan notifikasi bahwa pengajuan reimburse telah disetujui dan dana telah ditransfer. - Pencatatan Jurnal di Odoo
Setelah transfer dana dilakukan, sistem akan melakukan posting jurnal ke dalam sistem Odoo. Odoo digunakan sebagai sistem akuntansi untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Pada tahap ini, pengeluaran perusahaan untuk reimburse akan tercatat sebagai beban dalam laporan keuangan. - Arsipkan Dokumen Reimburse
Setelah semua tahapan selesai, dokumen terkait proses reimburse akan diarsipkan oleh tim finance sebagai catatan dan bukti transaksi.
BPMN untuk Pengajuan Reimburse
Berikut adalah model BPMN dari proses pengajuan reimburse yang telah dibahas di atas:
Penjelasan Model BPMN:
- Swimlane: Model BPMN ini menggunakan swimlane untuk memisahkan tanggung jawab antar tim. Di sini terdapat dua swimlane utama, yaitu “Tim” dan “Finance”.
- Review Reimburse: Aktivitas review ini dilakukan oleh tim finance yang memeriksa setiap permintaan reimburse sebelum disetujui.
- Exclusive Gateway: Pada tahap review, keputusan dibuat menggunakan exclusive gateway yang menentukan apakah reimburse disetujui atau ditolak.
- Transfer Dana Reimburse: Setelah disetujui, proses lanjut ke transfer dana, dan jika ditolak, notifikasi akan dikirimkan ke karyawan.
- Integrasi dengan Odoo: Setelah transfer selesai, sistem akan mem-posting jurnal otomatis ke Odoo sebagai bagian dari integrasi dengan sistem akuntansi.
Kesimpulan
Dengan menggunakan BPMN, proses pengajuan reimburse dapat divisualisasikan dengan lebih jelas, memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antara tim dan memastikan bahwa proses berjalan sesuai dengan alur yang diharapkan. Integrasi dengan sistem akuntansi seperti Odoo juga membantu otomatisasi pencatatan transaksi sehingga perusahaan dapat mengelola laporan keuangan secara lebih efisien.
Proses reimburse ini dapat dengan mudah diadopsi oleh berbagai jenis perusahaan, terutama yang memiliki kebutuhan untuk mengelola reimburse secara terstruktur dan terintegrasi dengan sistem akuntansi.
Author: Raden Nanda Teguh