Salah satu kekuatan utama dari BPMN adalah kemampuannya untuk memvisualisasikan proses bisnis dengan cara yang sederhana, mudah dipahami, dan seragam. Di dalam perusahaan, sering kali terjadi komunikasi yang tidak efektif antara tim bisnis dan tim teknis, terutama ketika membahas proses yang kompleks. BPMN memecahkan masalah ini dengan menyediakan notasi visual standar yang dapat dipahami oleh semua pihak—baik oleh tim teknis maupun non-teknis.

Memfasilitasi Pemahaman Lintas Departemen

Sering kali, departemen-departemen yang berbeda dalam sebuah perusahaan bekerja dengan alur proses yang saling terkait, namun tidak semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama terhadap keseluruhan proses. BPMN membuat setiap proses dapat divisualisasikan dalam bentuk diagram yang mudah dimengerti oleh siapa pun. Diagram tersebut memberikan gambaran menyeluruh tentang bagaimana proses berjalan, siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah, dan bagaimana setiap tugas saling berhubungan.

Contoh: Sebuah perusahaan ritel mungkin memiliki proses yang melibatkan bagian penjualan, inventaris, dan keuangan. Dengan menggunakan BPMN, perusahaan dapat menggambarkan alur proses dari mulai order diterima hingga barang dikirim dan pembayaran diproses, sehingga semua pihak yang terlibat dapat melihat keseluruhan siklusnya. Ini mencegah kebingungan atau miskomunikasi antar tim.

Meningkatkan Komunikasi Antara Tim Bisnis dan IT

BPMN juga berperan sebagai bahasa penghubung antara tim bisnis dan tim IT. Dalam banyak kasus, tim bisnis sering kali kesulitan menjelaskan kebutuhan proses mereka kepada tim IT, sehingga berujung pada implementasi yang tidak sesuai. Dengan BPMN, proses bisnis divisualisasikan dalam bentuk diagram yang dapat dipahami oleh keduanya. Hal ini memungkinkan kedua tim untuk duduk bersama, melihat diagram yang sama, dan berdiskusi tentang perubahan atau optimasi yang dibutuhkan tanpa kesulitan memahami istilah teknis yang rumit.

Keuntungan:

• Tim bisnis dapat mendeskripsikan proses yang mereka jalankan secara visual.
• Tim IT dapat menerjemahkan diagram tersebut menjadi sistem yang terotomatisasi sesuai dengan alur yang sudah dimodelkan.

Menghindari Ambiguitas dalam Proses

Ketika proses bisnis hanya terdokumentasi dalam bentuk teks atau penjelasan verbal, ada risiko terjadi ambiguity atau penafsiran yang salah. Diagram BPMN mengatasi masalah ini dengan menggunakan notasi standar seperti task, gateway, events, dan swimlanes yang menggambarkan secara jelas siapa yang melakukan apa dan kapan. Ini membantu perusahaan menghindari kesalahan dalam eksekusi proses, karena setiap tahap dapat dilihat secara visual dan diikuti sesuai petunjuk yang tertera.

Memudahkan Identifikasi Masalah dalam Proses

Dengan visualisasi proses yang jelas, masalah dan bottleneck dalam alur kerja menjadi lebih mudah diidentifikasi. Setiap tahapan dalam proses dapat terlihat, sehingga jika ada tahapan yang memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan atau menyebabkan keterlambatan, hal tersebut dapat segera dikenali dan diperbaiki.

Contoh: Misalnya, dalam proses pengadaan barang di sebuah perusahaan manufaktur, diagram BPMN dapat memperlihatkan bahwa tahapan persetujuan pembelian memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan karena persetujuan manual. Dengan menggunakan BPMN, manajemen dapat dengan mudah menemukan masalah ini dan beralih ke metode persetujuan otomatis.

Penggunaan Notasi Standar yang Konsisten

Keuntungan lainnya adalah konsistensi. BPMN menggunakan simbol dan notasi yang telah distandarisasi secara internasional, seperti Task, Sub-Process, Gateway, dan Event, sehingga memungkinkan perusahaan untuk membuat diagram yang memiliki arti yang konsisten di seluruh organisasi. Dengan notasi yang standar, karyawan di berbagai lokasi atau bagian perusahaan akan tetap bisa membaca dan memahami diagram dengan benar.

Mempermudah Training dan Onboarding Karyawan Baru

Ketika perusahaan memiliki visualisasi proses yang jelas, seperti BPMN, hal ini juga memudahkan proses pelatihan dan onboarding karyawan baru. Karyawan baru dapat melihat secara langsung bagaimana setiap proses berjalan melalui diagram yang disediakan, mempercepat pemahaman mereka tanpa harus membaca dokumentasi panjang atau bergantung sepenuhnya pada penjelasan verbal.

Kesimpulan:

Implementasi BPMN membantu perusahaan menyederhanakan proses yang rumit, memperbaiki komunikasi lintas departemen, serta menghindari ambiguitas dalam pelaksanaan alur kerja. Dengan notasi visual yang standar dan mudah dipahami, BPMN menjadi alat penting dalam meningkatkan efisiensi, transparansi, dan pemahaman kolektif terhadap proses bisnis di seluruh organisasi.

Siap Menyederhanakan Proses Bisnis Anda dengan BPMN? Ayo konsultasi gratis dengan kami untuk melihat bagaimana BPMN bisa mengubah proses bisnis Anda menjadi lebih efektif dan terstruktur.